Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Secretaria de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão – Seplag


GESTÃO DE DOCUMENTOS
O que é a gestão de documentos?
“Gerir documentos, em sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção documental e garantir o uso e a destinação adequada, mas, principalmente, assegurar ao governo e ao cidadão acesso pleno às informações contidas nos documentos, tarefa, por excelência, dos arquivos” (Arquivo Nacional, 2011, p.8).

Na prática, a implementação de uma política de documentos propicia “economia de recursos, evitando-se gastos e esforços desnecessários, permitindo maior agilidade na recuperação e no acesso à informação pública, com a redução de custos de produção e armazenagem de documentos” (Arquivo Nacional, 2011, p.6).

O PAPEL DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DA SECRETARIA DE ESTADO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO – SEPLAG

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Seplag e o órgão a quem cabe implantar a gestão de documentos na SEPLAG, coordenando o processo de análise, avaliação e seleção da documentação arquivística no âmbito da Secretaria de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão. A ela compete:

– implantar e executar as normas, diretrizes e métodos de organização e funcionamento dos arquivos correntes e intermediários, emitidos pelo Arquivo Público do Estado de Sergipe;
– elaborar os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo de nas áreas de atuação da SEPLAG;
– propor medidas de racionalização das atividades arquivísticas, de modo a preservar a integridade da documentação, garantindo a guarda e o acesso às informações;
– coordenar o processo de eliminação de documentos da Seplag.

A Comissão deve reunir-se periodicamente e é integrada por representantes de todas as Superintendências da Seplag, da Diretoria Administrativa Financeira (DAF) e do Arquivo Público do Estado de Sergipe. Pode contar ainda com o auxílio de Subcomissões de Avaliação de Documentos no âmbito das Superintendências e do DAF.

LEGISLAÇÃO:
– Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991: Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
– Decreto Federal nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002: Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

– Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011: Regula o acesso a informações previsto na Constituição Federal.

– Lei Estadual 2.202 de 20 de dezembro de 1978: Institui o Sistema Estadual de Arquivo.
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– Decreto 4.507 de 19 de novembro de 1979: Regulamenta a Lei 2.202 de 20 de dezembro de1978, que instituiu o Sistema Estadual de Arquivo.
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– Portaria Nº 6034, de 19 de dezembro de 2017: Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Secretaria de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão – Seplag.
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– Portaria Nº 1656, de 19 de março de 2018: Nomeia a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Seplag.
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– Portaria Nº 2421, de 04 de maio de 2018: Institui a Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos da Superintendência de Estudos e Pesquisas (SUPES) da Secretaria de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão.
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– Instrução nº 01/2018 da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Secretaria de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplag): Autoriza a avaliação, o desfazimento de obras do Acervo Documental e Bibliográfico da Seplag e implementa Tabela de Temporalidade
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Editais de descarte:
– Edital de Eliminação de Ciência de Eliminação de Documentos nº 01/ 2018
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– Termo de Eliminação de Documentos nº 01/ 2018 (remetendo ao download do segundo arquivo anexo)
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Contatos da Comissão:

Eliana Musse (Presidente da Comissão)
Email: eliana.musse@seplag.se.gov.br
Telefone: 3226- 2296

Ciro Brasil de Andrade (Secretariado)
Email: ciro.brasil@seplag.se.gov.br
Telefone: 3214 – 4519

Referência bibliográfica:

Arquivo Nacional (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal. — Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011.




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